Los agentes de transporte no necesitan más programas informáticos solo por el hecho de tenerlos. Necesitan las herramientas adecuadas para facilitar su trabajo.
Una agencia de transporte en expansión puede convertirse rápidamente en un laberinto de correos electrónicos, hojas de cálculo, mensajes de texto, actualizaciones de cargas, documentos de facturación, información de los transportistas y solicitudes de los clientes. Si todos estos elementos se encuentran dispersos en distintos lugares, incluso las tareas más sencillas empiezan a llevar más tiempo del que deberían.
Ahí es donde cobra importancia contar con una sólida infraestructura tecnológica para los agentes de transporte.
La mejor configuración no es necesariamente la que cuenta con más plataformas. Es aquella que mantiene conectada la información más importante, reduce el trabajo repetitivo y ofrece al agente la visibilidad suficiente para gestionar la carga sin tener que estar constantemente pendiente de las actualizaciones.
La mayoría de los agentes de transporte necesitan herramientas que ofrezcan algunas funciones básicas:
Las plataformas concretas pueden variar, pero el objetivo debe seguir siendo el mismo: mantener la información sobre la mercancía organizada y accesible sin añadir pasos adicionales.
Un buen punto de partida es un sistema de gestión del transporte, o TMS.
Anteriormente ya habíamos hablado de por qué la tecnología está cobrando cada vez más importancia a la hora de decidir dónde trabajan los agentes de transporte, sobre todo ahora que gestionan un mayor número de envíos y necesitan una mayor visibilidad de todo el negocio.
Un TMS es el núcleo de la infraestructura tecnológica de una empresa de transporte de mercancías.
En esencia, debería ayudar a un agente a crear y gestionar los cargamentos. Pero un TMS útil también debería proporcionar acceso a los detalles del envío, la documentación, la información de seguimiento y la comunicación.
El verdadero valor reside en la centralización.
Si un agente tiene que consultar un sistema para ver la carga, otro para el papeleo, otro para el seguimiento y otro para la comunicación con los clientes, la propia tecnología se convierte en parte del problema.
US 1 Network utiliza un sistema de gestión de transporte (TMS) basado en la web, diseñado para facilitar la gestión del transporte de mercancías y reducir la carga de trabajo administrativo. Esto forma parte de la infraestructura más amplia que se analiza en el artículo «De una empresa unipersonal a una agencia en expansión: ¿qué infraestructura necesitan los agentes de transporte?».
Los clientes no quieren oír «Voy a llamar al conductor y te lo diré enseguida» cada vez que preguntan dónde está su envío.
El seguimiento en tiempo real o casi en tiempo real permite a los agentes acceder más rápidamente al estado de los envíos y contribuye a reducir el número de llamadas manuales de comprobación necesarias a lo largo del día.
Eso es importante para la atención al cliente, pero también lo es para la productividad.
Si un agente gestiona docenas de cargas activas, tener que estar pendiente manualmente de cada actualización puede suponer una gran pérdida de tiempo.
La tecnología que facilita la visibilidad de los envíos funciona especialmente bien en combinación con servicios más amplios de intermediación de transporte, en los que la selección de transportistas, la coordinación de los envíos y la comunicación dependen de disponer de información actualizada sobre las cargas.
Encontrar capacidad es una de las partes más importantes del trabajo.
Las herramientas digitales de búsqueda de carga pueden ayudar a los agentes a identificar más rápidamente a los transportistas disponibles y a evaluar las opciones en función de factores como la ubicación, el equipamiento y la ruta.
El objetivo no es simplemente automatizar la selección del operador, sino proporcionar a los agentes un punto de partida más rápido.
También hemos analizado cómo la gestión digital de la correspondencia entre carga y transporte está transformando la logística, sobre todo ahora que las empresas de transporte utilizan la tecnología para conectar de forma más eficiente la carga disponible con la capacidad de transporte.
Para un agente, un acceso más rápido a la capacidad disponible puede suponer dedicar menos tiempo a la búsqueda y más tiempo a resolver el problema de transporte en sí.
La tecnología sigue siendo igual de importante una vez entregada la carga. Los agentes de transporte se encargan de las confirmaciones de tarifas, los conocimientos de embarque, los albaranes de entrega, las facturas y demás documentación. Si falta documentación o está dispersa, la facturación se ralentiza.
Las herramientas de documentación y facturación electrónicas pueden ayudar a agilizar ese proceso.
Esto es especialmente importante porque el flujo de caja depende de la rapidez con la que los envíos completados pasan por el proceso de facturación.
Los servicios empresariales de US 1 Network dan soporte a áreas como la contabilidad, las tecnologías de la información, el cumplimiento normativo, la seguridad y la gestión de envíos, lo que permite a los agentes acceder a una infraestructura que va más allá de las herramientas individuales que utilizan a lo largo de la jornada.
La tecnología funciona mejor cuando hay un sistema operativo que la respalda.
El sector del transporte de mercancías requiere una gran cantidad de comunicación. Los agentes pueden estar hablando con los expedidores, los transportistas, los conductores, los coordinadores, los equipos de contabilidad y el personal de operaciones sobre un mismo envío.
Cuando cada actualización se encuentra en un mensaje de texto o en un hilo de correo electrónico distintos, los detalles pueden perderse rápidamente.
La mejor tecnología de transporte mantiene la comunicación con el envío siempre que sea posible.
Eso no significa que todas las conversaciones tengan que desarrollarse en una sola plataforma. Significa que el agente debería poder encontrar la información importante sin tener que reconstruir el historial de un envío a partir de seis fuentes diferentes.
Esta es una de las razones por las que las tareas administrativas se convierten en un verdadero problema a medida que una agencia crece. El artículo de US 1 Network sobre el tiempo que los agentes de transporte pierden en tareas administrativas analiza cómo estas pequeñas tareas repetitivas pueden acumularse a lo largo de una semana ajetreada.
No todas las cargas se comportan de la misma manera.
Un agente que se ocupe del transporte de mercancías por puerto o ferrocarril puede necesitar información sobre las citas en las terminales, el movimiento de contenedores y los horarios de recogida o entrega. Un agente que trabaje con mercancías sensibles a la temperatura puede necesitar herramientas de seguimiento y comunicación diferentes.
La tecnología debería adaptarse al tipo de mercancía que gestiona realmente un agente.
Por ejemplo, los servicios de transporte intermodal requieren una coordinación entre puertos, rampas ferroviarias, almacenes y puntos de entrega finales. Este tipo de carga puede implicar más traspasos, lo que hace que la visibilidad y la comunicación sean aún más importantes.
Del mismo modo, los servicios de distribución y consolidación implican coordinar el transporte de mercancías entre múltiples puntos de origen, destinos y horarios de entrega. Los agentes que trabajan con estos clientes necesitan sistemas que les permitan mantener organizados todos esos elementos en constante movimiento.
Añadir otra plataforma no supone automáticamente una mejora. Cada nuevo sistema implica otro inicio de sesión, otro lugar donde introducir información y otra posible brecha entre herramientas.
Un enfoque más adecuado consiste en buscar una pila tecnológica en la que los sistemas centrales funcionen de forma coordinada.
Los agentes deben preguntar:
Esas preguntas son más importantes que el número de funciones que aparecen en la página web de un programa.
El objetivo de la tecnología aplicada al transporte de mercancías no es sustituir al agente, sino eliminar suficiente trabajo rutinario como para que este pueda dedicar más tiempo a aquellas tareas que la tecnología no puede realizar con la misma eficacia: establecer relaciones, negociar, resolver problemas inusuales y hacer crecer las cuentas.
El programa «US 1 Network Agent» combina tecnología web con apoyo financiero, administrativo, de seguridad y operativo para los empresarios independientes del sector del transporte.
La mejor plataforma tecnológica para agentes de transporte no es solo un conjunto de herramientas… es un sistema operativo para la empresa.
Un sistema de gestión del transporte suele ser la base, ya que ayuda a organizar las cargas, la información sobre los envíos, el seguimiento, la documentación y la comunicación.
La visibilidad en tiempo real puede reducir las comprobaciones manuales del estado de los envíos y ayudar a los agentes a responder con mayor rapidez a los clientes cuando cambian las condiciones de los envíos.
Sí. Las herramientas adecuadas pueden reducir las tareas administrativas repetitivas, mejorar la visibilidad y ayudar a los agentes a gestionar un mayor volumen de carga sin que ello suponga un aumento equivalente de la carga de trabajo manual.
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