Un agente de transporte puede pasar todo el día sin hacer ni una sola visita comercial.
Hay que ocuparse de la facturación. Un cliente tiene una duda sobre su saldo. Alguien está buscando la documentación de la carga de ayer. Hay que revisar una liquidación. Y, mientras tanto, el expedidor con el que querías ponerte en contacto sigue pendiente en tu lista.
El trabajo administrativo es necesario, pero para los agentes de transporte que intentan ampliar su cartera de clientes, hay una pregunta importante que deben plantearse: ¿Cuánto tiempo del día dedicas a las tareas administrativas en lugar de a hacer crecer el negocio?
El transporte de mercancías conlleva una cantidad sorprendente de trabajo, más allá de buscar clientes y coordinar las cargas.
En función de cómo funcione una agencia, las responsabilidades administrativas pueden incluir:
Ninguna de estas tareas puede ignorarse sin más. El problema es que cada hora que se dedica a gestionarlas personalmente es una hora que no se puede dedicar a desarrollar las relaciones con los clientes o a buscar nuevas oportunidades.
El programa para agentes de US 1 Network se diseñó teniendo en cuenta este reto, y ofrece funciones administrativas y servicios empresariales que incluyen contabilidad, cumplimiento normativo, TI, seguridad, recursos humanos y apoyo operativo.
Las tareas administrativas no siempre se presentan como un proyecto claro de cuatro horas. Lo más habitual es que vayan mermando poco a poco el tiempo del día.
Diez minutos revisando el papeleo por aquí. Quince minutos resolviendo un problema de facturación por allá. Otra interrupción para buscar información para un cliente.
Un análisis reciente del sector logístico pone de manifiesto cómo las tareas rutinarias, como el seguimiento, las actualizaciones del sistema de gestión de transporte (TMS) y la gestión de los documentos de prueba de entrega, pueden suponer una inversión considerable de tiempo cuando se repiten en docenas de envíos semanales.
Para una agencia de transporte en expansión, el problema puede agravarse. Un mayor número de clientes genera más envíos, pero un mayor número de envíos también conlleva más trabajo de facturación, seguimiento, documentación y tareas administrativas.
Con el tiempo, el propio crecimiento puede convertirse en lo que impide que el agente siga creciendo.
El transporte de mercancías sigue siendo un negocio basado en las relaciones. Los clientes recuerdan al agente que conoce bien sus rutas, que responde cuando surge algún imprevisto y que conoce su negocio lo suficientemente bien como para anticiparse a lo que necesitarán a continuación.
El tiempo que se ahorra al reducir las tareas administrativas puede destinarse a actividades que generen o protejan los ingresos, entre las que se incluyen:
Este es el verdadero coste de la sobrecarga administrativa. No se trata simplemente del número de horas dedicadas al papeleo, sino de lo que el agente no está haciendo durante esas horas.
La tecnología puede eliminar parte del trabajo manual, sobre todo cuando la información está centralizada en lugar de dispersa entre correos electrónicos, hojas de cálculo, llamadas telefónicas y sistemas independientes.
US 1 Network ofrece un sistema de gestión de transporte (TMS) basado en la web que permite el seguimiento de las cargas en tiempo real, la comunicación centralizada entre conductores, coordinadores y agentes, y la visibilidad de los envíos. El sistema está diseñado, en parte, para reducir la carga de trabajo administrativo.
Pero la tecnología no es la única solución.
Alguien tiene que encargarse de la contabilidad, las liquidaciones, el cumplimiento normativo, la seguridad, el crédito, el cobro de deudas y el resto de funciones necesarias para que una empresa de transporte siga funcionando.
Ahí es donde la infraestructura compartida cobra importancia.
Es posible que un agente de transporte independiente desee tener la libertad de establecer relaciones con los clientes y gestionar su propio negocio sin tener que crear desde cero un departamento de contabilidad, seguridad, cumplimiento normativo y tecnologías de la información.
US 1 Network ofrece apoyo administrativo y operativo a las empresas de transporte, incluyendo facturación, liquidaciones, crédito, cobros, tecnología, seguros, seguridad y otras funciones administrativas a través de su red.
Para los agentes, esto supone un modelo de crecimiento diferente: aumentar la cartera de clientes sin tener que ampliar necesariamente la infraestructura administrativa que deben gestionar personalmente.
Si las tareas administrativas te restan tiempo de forma habitual que podrías dedicar a los clientes, a las ventas o al desarrollo del negocio, quizá merezca la pena evaluar qué responsabilidades podrían gestionarse con ayuda adicional.
El modelo de US 1 Network está diseñado en torno a los empresarios independientes del sector del transporte. La empresa afirma que los miembros conservan su identidad empresarial individual, mientras que los servicios y los programas de comisiones se pueden personalizar en función de sus necesidades.
US 1 Network ofrece apoyo en áreas como la gestión de envíos, el cumplimiento normativo, las tecnologías de la información, la contabilidad, la seguridad y los recursos humanos. Su programa para agentes también incluye ventajas como liquidaciones semanales y la asunción del riesgo de cuentas por cobrar para los clientes aprobados.
Las tareas administrativas siempre formarán parte de la logística. La cuestión es si el agente tiene que encargarse personalmente de todas ellas.
US 1 Network ofrece a los transportistas independientes y a los agentes de intermediación acceso a los sistemas, los recursos financieros, la tecnología y el apoyo administrativo necesarios para desarrollar su actividad, lo que les permite dedicar más tiempo a las tareas que hacen crecer su negocio.
En US 1 Network, siempre estamos buscando agentes logísticos con talento y motivación para unirse a nuestro equipo nacional. Si eres un agente con experiencia y mentalidad emprendedora, presenta tu candidatura hoy mismo y descubre cómo US 1 Network puede hacer avanzar tu carrera. Esta es una de las industrias de más rápido crecimiento en el país. ¿A qué espera?
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